Kostenvergoedingen

De organisaties die met vrijwilligers werken, hebben de keuze tussen twee mogelijkheden:

  • geen kostenvergoeding voorzien (de uitbetaling van een dergelijke kostenvergoeding is immers absoluut niet verplicht);
  • een kostenvergoeding voorzien voor kosten die door de vrijwilliger voor de organisatie worden gemaakt.

In beide gevallen worden ze echter wettelijk (artikel 4 van de wet van 3 juli 2005) verplicht de vrijwilliger te informeren alvorens de activiteit een aanvang neemt, niet enkel over de keuze van de organisatie (een kostenvergoeding al dan niet uit te betalen), maar eveneens over de aard van deze kostenvergoeding en de gevallen waarin ze wordt betaald, enz.

De vrijwilliger die in één of in meerdere organisaties vrijwilligerswerk verricht (die een kostenvergoeding voorzien voor de door de vrijwilliger voor de organisatie gemaakte kosten), kiest voor één (enkel één) onder de twee bestaande vergoedingssystemen, namelijk:

OFWEL de integrale terugbetaling van de reële kosten, indien de realiteit en het bedrag van deze kosten kunnen aangetoond worden aan de hand van bewijskrachtige documenten (facturen, kastickets, kilometervergoeding, enz....). In dit geval moet:

  • geen plafond worden gerespecteerd,
  • geen sociale bijdragen worden betaald,
  • en niets (noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het aangifteformulier inzake personenbelasting.

OFWEL de kostenvergoeding via uitbetaling van een forfaitaire bedrag.

In dit geval moeten twee geïndexeerde plafonds (een maximaal bedrag per dag en een maximaal bedrag per jaar) worden toegepast.

NB: Indien een vrijwilliger forfaitaire kostenvergoedingen van verschillende organisaties ontvangt, mag het totaal van deze kostenvergoedingen nooit voornoemde plafonds overschrijden: deze plafonds betreffen namelijk de totaliteit van al het vrijwilligerswerk dat door eenzelfde persoon gedurende een dag of een kalenderjaar voor één of meerdere organisaties wordt verricht.

Indien geen plafond wordt overschreden, moeten er :

  • geen sociale bijdragen worden betaald en
  • niets (noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het aangifte formulier inzake personenbelasting.

Indien één van deze plafonds wordt overschreden (of beide plafonds) verliest de betrokkene de hoedanigheid van vrijwilliger. Dus, in geval van overschrijding

  • worden alle forfaitaire kostenvergoedingen die betrokkene gedurende dat jaar voor vrijwilligerswerk heeft ontvangen, als belastbaar beschouwd;
  • zal betrokkene kunnen worden geherkwalificeerd als werknemer of als zelfstandige met alle gevolgen van dien.

Bemerking

  • een organisatie die met verschillende vrijwilligers werkt, mag beide kostenvergoedingssystemen gebruiken, MAAR een vrijwilliger die in één of meerdere organisaties vrijwilligerswerk verricht, mag niet van beide systemen genieten: indien zijn kosten worden vergoed, moet hij eenzelfde systeem van vergoeding kiezen in alle organisaties waar hij vrijwilligerswerk verricht. Een beperkte combinatie van de forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële vervoerskosten is mogelijk voor maximaal 2000 kilometer per jaar per vrijwilliger. Deze beperking van 2000 kilometer is niet van toepassing voor het vervoer van personen.
  • Het is niet mogelijk om gedurende dezelfde periode, vergoed vrijwilligerswerk en onbelast verenigingswerk te cumuleren bij een zelfde organisatie (Artikel 2, e) van de wet van 18 juli 2018 betreffende de economische relance en de versterking van de sociale cohesie).