De organisaties die met vrijwilligers werken, hebben de keuze tussen twee mogelijkheden:
In beide gevallen worden ze echter wettelijk (artikel 4 van de wet van 3 juli 2005) verplicht de vrijwilliger te informeren alvorens de activiteit een aanvang neemt, niet enkel over de keuze van de organisatie (een vergoeding al dan niet uit te betalen), maar eveneens over de aard van deze vergoeding en de gevallen waarin ze wordt betaald, enz.
De vrijwilliger die in één of in meerdere organisaties vrijwilligerswerk verricht (die een vergoeding voorzien voor de door de vrijwilliger voor de organisatie gemaakte kosten), kiest voor één (enkel één) onder de twee bestaande vergoedingssystemen, namelijk:
OFWEL de integrale terugbetaling van de reële kosten, indien de realiteit en het bedrag van deze kosten kunnen aangetoond worden aan de hand van bewijskrachtige documenten (facturen, kastickets, kilometervergoeding, enz....). In dit geval moet:
OFWEL de vergoeding via uitbetaling van een forfaitaire bedrag.
In dit geval moeten twee geïndexeerde plafonds (een maximaal bedrag per dag en een maximaal bedrag per jaar) worden toegepast.
NB: Indien een vrijwilliger forfaitaire vergoedingen van verschillende organisaties ontvangt, mag het totaal van deze vergoedingen nooit voornoemde plafonds overschrijden: deze plafonds betreffen namelijk de totaliteit van al het vrijwilligerswerk dat door eenzelfde persoon gedurende een dag of een kalenderjaar voor één of meerdere organisaties wordt verricht.
Indien geen plafond wordt overschreden, moeten er :
Indien één van deze plafonds wordt overschreden (of beide plafonds) verliest de betrokkene de hoedanigheid van vrijwilliger. Dus, in geval van overschrijding
Een beperkte combinatie van de forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële vervoerskosten is mogelijk voor maximaal 2000 kilometer per jaar per vrijwilliger.